Nhận nhân sự mới, làm lần lượt và dừng hỏi tôi trước mỗi bước tạo hoặc thêm quyền: 1. Google: kiểm chưa có tài khoản trùng, rồi tạo [ten]@hopluc.net cho [Họ và tên], OU "[OU]", chức danh [chức danh], thêm vào group [group Google]. 2. Jira: kiểm chưa có tài khoản trùng (kể cả đã vô hiệu hóa), rồi tạo username [username], email [ten]@hopluc.net, thêm vào group [group Jira], gửi email mời đặt mật khẩu. 3. Kiểm người đó đã vào được Shared Drive [tên drive] và có quyền xem project [mã project] trên Jira chưa. 4. Tổng kết những gì đã làm thành một bảng.

Google tìm tài khoản trùng → xem cây OU → tạo tài khoản → thêm group.
Jira tìm user kể cả đã vô hiệu hóa → tìm đúng tên group → tạo user, thêm group.
Kiểm tra kiểm quyền vào drive; tra bản đồ phân quyền Jira theo người dùng.
Tổng kết thành bảng.

Lưu ý

Mật khẩu tạm của Google chỉ hiện một lần.

Chuyển cho người mới qua kênh riêng. Tài khoản Google mới có thể mất vài phút mới dùng được, nên quyền vào drive qua group cũng chậm theo; bước 3 báo chưa vào được thì kiểm lại sau 10 phút.

Nhân sự nghỉ việc

JiraGoogleQuản trị cả hai bên. Bàn giao issue chỉ cần nhóm mcp-thao-tac.

Thu hồi truy cập, chuyển việc đang dở cho người thay, giữ lại một biên bản để tra cứu sau.

[Họ tên] ([username Jira], [email]@hopluc.net) nghỉ việc từ hôm nay, người nhận bàn giao là [người thay]. Làm lần lượt, dừng hỏi tôi trước mỗi bước ghi: 1. Jira: liệt kê issue chưa đóng đang giao cho người này, chia theo project; chuyển hết sang [username người thay]. 2. Google: liệt kê Shared Drive, folder người này vào được và các group đang thuộc. 3. Tạo Google Docs "Bàn giao - [Họ tên] - [ngày]" trong folder [dán link], ghi lại hai danh sách trên và danh sách issue đã chuyển. 4. Vô hiệu hóa tài khoản Jira, suspend tài khoản Google.

Jira tìm issue đang mở → chờ bạn đồng ý → đổi người phụ trách từng issue.
Google bản đồ truy cập của người đó → danh sách group.
Google tạo Docs biên bản bàn giao.
Khóa tài khoản vô hiệu hóa Jira, xem trước rồi suspend Google; đọc lại để xác minh.

Lưu ý

Khóa tài khoản để bước cuối.

Nhiều issue thì AI chia đợt vì mỗi người tối đa khoảng 20 lượt ghi Jira mỗi phút. Khóa tài khoản để bước cuối: khóa trước thì người đó không còn kết nối được nữa, nhưng việc bàn giao vẫn cần đọc dữ liệu của họ.

Dừng lại

Tài khoản quản trị bị chặn ở cả hai bên.

Người nghỉ thuộc nhóm quản trị thì bộ phận công nghệ làm tay.

Chuyển bộ phận

JiraGoogleQuản trị cả hai bên, hoặc trưởng bộ phận nếu chỉ đổi group Google mình quản.

Người chuyển cần mất quyền cũ, có quyền mới, và mọi người cần biết trước thay đổi đó gồm những gì.

[username Jira] / [email]@hopluc.net chuyển từ bộ phận [A] sang [B]. Trước khi làm gì, cho tôi biết: - Trên Jira: sau khi gỡ khỏi group [group Jira A] và thêm vào group [group Jira B], người này mất và được thêm quyền ở những project nào. - Trên Google: các Shared Drive, folder sẽ mất và được thêm khi chuyển từ group [group Google A] sang [group Google B]. Tôi đồng ý rồi mới thực hiện, kèm đổi OU sang "[OU mới]".

Jira tra phân quyền theo group A, group B → so sánh.
Google xem quyền của hai group trên các drive → so sánh.
Chờ bạn đồng ý, rồi đổi group hai bên và đổi OU.

Báo cáo tuần ra Google Docs

JiraGoogleQuản lý; ghi vào Drive cần quyền sửa folder báo cáo.

Lấy số liệu Jira, viết nhận xét, lưu thành tài liệu chung và ghi chỉ số vào bảng theo dõi dài hạn.

Làm báo cáo tuần [ngày bắt đầu] - [ngày kết thúc] cho project [mã project]: 1. Số issue mới, số issue đã đóng, số issue đang mở quá 5 ngày chưa cập nhật; chia theo [tên field người phụ trách]. Kèm câu JQL đã dùng. 2. Ba điểm đáng chú ý nhất trong tuần, có ví dụ mã issue. 3. Tạo Google Docs "Báo cáo tuần [ngày]" trong folder [dán link] với nội dung trên. 4. Thêm một dòng vào cuối tab "[tên tab]" của file [dán link Sheets]: ngày, số mới, số đóng, số tồn.

Jira đếm theo từng điều kiện → tìm danh sách → đọc rút gọn các issue nổi bật.
Phân tích và viết nhận xét.
Google tạo Docs → thêm dòng vào Sheets.

Mẹo

Lưu nguyên câu yêu cầu này lại, mỗi tuần chỉ thay ngày.

Số liệu trong Sheets theo thời gian sẽ thành biểu đồ xu hướng.

Đối chiếu Google Sheets với Jira

JiraGoogleNhân viên, quản lý; chỉ đọc.

Dữ liệu được theo dõi ở cả bảng tính và Jira, cần biết bên nào lệch.

Đọc tab "[tên tab]" của file [dán link], cột [cột mã hoặc tên lớp]. So với các issue [loại issue] trong project [mã project] tạo từ [ngày]. Liệt kê: - Có trong Sheets mà không có trên Jira. - Có trên Jira mà không có trong Sheets. - Có cả hai nhưng khác trạng thái hoặc khác ngày.

Google đọc vùng ô.
Jira tìm issue theo project và ngày.
So khớp và lập ba danh sách.

Mở khóa học, lớp mới

JiraGoogleQuản lý có quyền tạo issue và quyền sửa folder của bộ phận.

Mỗi khóa mới cần cùng một bộ việc: folder tài liệu, chia sẻ cho giáo viên, issue theo dõi trên Jira.

Mở lớp [tên lớp], khai giảng [ngày], giáo viên [email giáo viên]: 1. Trong folder [dán link], tạo folder "[tên lớp]" gồm: Tài liệu, Bài tập, Điểm danh. 2. Cấp quyền sửa folder đó cho [email giáo viên]. 3. Trên Jira project [mã project], tạo issue loại [issue type] tên "[tên lớp]", due date [ngày], mô tả có link folder vừa tạo. Cho tôi xem các field trước khi tạo.

Google tạo folder cha và folder con → cấp quyền.
Jira xem issue type, field bắt buộc → chờ bạn đồng ý → tạo issue.

Lưu ý

Tạo issue có thể kích hoạt automation của project.

Nếu project lớp học có automation sinh issue, công nợ, hỏi người phụ trách quy trình trước khi để AI tạo.